解析委托代理协议

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如果说政府采购法第二十条指出了采购人与采购代理机构的委托代理关系,那么,于今年3月1日正式实施的政府采购法实施条例则进一步从法定角度明确了签订委托代理协议的必要性,以及委托协议应包括的具体内容——代理采购的范围、权限和期限等。

记者通过调查了解到,实施条例中提到的“范围、权限和期限”在目前各地的委托协议范本中都有体现,而这些范本作为采购人与采购代理机构在开展政府采购活动时履行各自权利和义务的依据,其中还呈现了哪些具体事项?是采用何种方式签订的?协议双方的权限如何约定?针对这些问题,记者进行了梳理和采访。

一些集采机构主要采取批量签订的方式,周期为一年或两年不等。对于此种方式,某省政府采购中心相关负责人解释:“目录内的项目必须由集采机构来操作,属于强制委托,且这些项目所涉及的协议双方权限范围也差不多,没必要一事一签。”

与之类似,江西省某代理机构也是批量签订方式的使用者,只是与上述集采机构不同的是,能让部分采购人将一年甚至是三年的项目“捆绑销售”,这家社会代理机构凭借的是多年积攒的人脉和信誉。

实际上,批量签订还以另一种形式体现,即将有关联性的项目打包在同一委托协议中。例如某省农村义务教育薄弱学校改造计划相关项目全部打包给了同一家公司。“这些项目涉及农村学校的各类多媒体教学设备采购、系统集成等,七零八碎的,如果逐一找若干个代理机构签订,费时费力。”该项目采购人解释。

不过,与批量签订相比,一事一签的方式在实践中运用得更为广泛。在海南菲迪克招标咨询有限公司总经理彭时明看来,采取一事一签的理由有三点:其一,每个项目的性质、条件等不一样,协议双方的权限范围也不同。其二,每个项目的存档文件中都要求必须附带委托协议。其三,对于社会代理机构而言,他们的特长、能力等存在差异,而采购人每年委托给社会代理机构操作的项目也在发生变化,采购人几乎不可能一次性将一两年的项目一揽子“出售”。

那么,签订方式究竟该怎样选择?上海市政府采购中心副主任徐舟认为,选择权应该交由市场主体,他们会综合考虑项目的性质、采购效率、实用性等因素,从而选择更为合适的方式。

从各地的委托协议范本中可以看到,除了实施条例中要求的代理采购的范围、权限和期限外,项目的基本情况、费用问题、争议解决等事项也被列入其中。

在项目基本情况方面,委托协议中一般会写明项目的名称、采购方式、采购单位等。一些采购人为了保证对接方便、责任到人,还会列出采购人单位的项目负责人。部分委托协议甚至会写明具体委托金额、工程地点、项目时间期限等。

在委托范围方面,一些委托协议中要求写明项目名称或标段编号,以示对此项目全权负责。

甲方委托乙方代理招标的具体内容是: 项目的(指工程、货物、服务)招标。具体内容与规模范围为: 。

代理采购的具体内容是:货物( )或工程( )或服务( )的项目采购。详细内容与规模范围为(清单及其它资料另附)……

在委托期限方面,现有的委托协议中普遍表述为:“本项目委托期限从委托之日起至合同签订之日止”。对此,有专家认为这一做法欠妥。“合同签订之后,代理机构仍可能收到质疑。难道说,此时代理机构就可以因此不履行政府采购法规定的质疑答复义务了么?”对于这一问题,徐舟给出的建议是:在委托协议中明确质疑该由谁处理。

在费用问题方面,有关代理费的收取方法,《招标代理服务收费管理暂行办法》曾作出了规定,其一直被视为“行规”使用,并未体现于委托协议之中。虽然如今该暂行办法已被废纸,但大部分相关当事人尚未调整委托协议。上述业内专家告诉记者:“现在如果不在委托协议中对代理费的收取方式作出说明,其是无法得到法律支持的。”同时,有关费用的支付方在委托协议中也极少体现。实践中,费用的支付方有三种:采购人、中标供应商、财政部门。大部分不写明支付人的委托协议默认为由中标供应商支付,但这一“默认”行为也无法得到法律的支持。而记者在翻阅委托协议范本时发现,某招标集团的费用范本涉及支付方法、招标中产生的各类费用的承担方、投标保证金等方方面面的问题,较为完善,具体为:

4. 乙方按国家有关规定收取投标人投标保证金,并在招标完成后按有关规定负责退回给投标人。

5. 甲乙双方签订本委托合同后,由于甲方原因终止招标的,甲方应给予乙方一定的费用补偿,具体金额为 。(不得低于乙方的前期投入成本)

6. 乙方发出招标文件后,由于有效投标人不构成竞争或其他原因而需要重新组织招标的,招标服务费应在原有基础上增补 ,具体金额由双方协商决定。

7. 因投标人违规或中标人弃标等原因而导致投标保证金不予退还的,投标保证金归乙方所有。

众所周知,委托权限范围的界定往往是委托协议中的核心内容。从采购需求的制定、公告发布、开评标的组织到合同签订、履约验收等,它表明了协议双方的责任和义务。

记者通过梳理,对各类委托协议范本中有关甲乙双方的权责进行了总结。其中甲方的职责主要为:项目申报审批、资金落实、派专人对接、提出需求、组织或协助前期考察、配合代理机构在法定时间结点之前完成相关程序、派代表参加评标等事宜。乙方的职责则主要集中于编制招标文件、把关条款与参数、发布各类公告、专家抽取、组织开评标、质疑答复、各方沟通、保密要求等。至于招标文件中的技术参数由谁制定,各家的规定不尽相同,有的由采购人自己提,有的则委托代理机构来撰写。

此外,值得一提的是,记者在梳理各地委托协议范本时发现,不少条款使用了“主要”“协助”等字眼,这种模糊的表述常常成为纠纷产生的源头。例如实施条例第十三条提出,采购代理机构应及时协助采购人对采购项目进行验收。彭时明说:“对于验收工作,代理机构是扮演协助者还是组织者的角色,是否需要出具验收报告等,这些应该在委托协议中作出明确,以免产生不必要的纠纷。”

(1) 甲方法人代表委派一名负责人,作为甲方项目的负责人,全权代表甲方与乙方联系和处理招标过程中的有关事宜。在签署本合同时,甲方向乙方递交法人代表授权书(格式见附件)。

(2) 甲方负责向有关部门办理项目审批手续。甲方负责向乙方提供委托招标项目的背景情况、项目批准文件(复印件)和项目招标所必需的技术资料,如委托设备招标时,必须有设备的详细清单、技术参数、安装调试及使用要求、合同特殊条款等资料,并与乙方一起就招标所需进行调研。

(4) 甲乙双方共同负责招标文件的编制工作。乙方对编制招标文件负总责,但在编制过程中甲乙双方必须紧密分工合作。对招标文件中的商务部分,以乙方为主,甲方协助;技术部分,以甲方为主,乙方协助。如甲方确无编制招标文件技术标书的条件,可由乙方编制,但甲方必须向乙方按时提供技术标书所需的完整的技术资料和要求。

(7) 协助乙方组建评标委员会。代表甲方推荐专家和评标委员会成员名单。对乙方筹组的评标委员会成员和拟聘的专家名单进行确认。

(1)乙方负责组成专项工作组,承办此次招标。按照甲方的委托,精心组织本项目的招标工作,并向甲方通报招标计划和进度,保证招标计划的顺利实施。乙方负责指定一名项目经理,代表乙方联系和处理招标过程中的有关具体事宜,接受和签收甲方提供的招标所需背景情况、资料、目标、数据及具体要求等。与甲方一起就招标所需进行调研。

(2)甲乙双方共同负责招标文件的编制工作。在甲方的协助下,乙方对编制招标文件负总责。乙方负责对全部招标文件的综合编制、汇总、审核、印刷、装订、发售和解释工作。如果是国际招标,还须负责招标文件的英文翻译本,负责招标文件向有关审批部门的送审等工作。但在编制过程中甲乙双方必须紧密分工合作,对招标文件中的商务部分,以乙方为主,甲方协助;技术部分,以甲方为主,乙方协助。如甲方确无编制招标文件技术标书的条件,经甲方提出,可由乙方编制,但甲方必须向乙方法按时提供技术标书所需的完整的技术资料和有关技术使用要求等方面的材料。乙方汇总编制好的招标文件,须经甲方签字认可后方为有效,才能对外发售。

(4)乙方负责组建评标委员会,与甲方共同研究确定评标委员会的人员组成。对经双方确认的评标委员会成员和评标专家的邀请与聘任工作,由乙方负责。

(6)乙方负责与甲方协商拟定评标标准和评标办法(方案),供评标委员会选用。

(8)乙方负责组织评标委员会进行评标,负责安排评标活动的有关事宜。乙方根据评标委员会提出的书面评标报告,向甲方推荐中标候选人,由甲方确定中标人;或依照甲方的要求,授权评标委员会直接确定中标人。乙方负责整理编写评标报告,经甲方同意签字盖章后,联名报送有关行政主管部门审查,以最终确定中标人。

(9)乙方负责向中标人发出《中标通知书》并通知中标方与甲方洽谈签订合同。

(11)乙方负责在中国采购与招标网(或政府采购相关网站上)发布中标候选人公示(或中标结果公告)。

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